Dagsorden:
Præsentation af administrationssystem fra Zakabo
Godkendelse af referat fra sidste møde
Orientering fra formanden ansøgning
– Magnus (bilag udsendt)
Orientering vedr. økonomi og budget v/Rico
– Refusionsproblematik?/Rico
Punkter til drøftelse
a. Trænerhonorering/trænerkontrakter – opfølgning
b. Organisationsmodel for fremtidig bestyrelse v/Kim
c. Planlægning af Generalforsamling – dato, på valg, evt. vedtægsændringer, kontingent, dirigent, etc.
d. Indføre administrationssystem (Zakabo)
Nyt fra udvalgene
Eventuelt
Nyt møde
Ad 1. Simon fra Zakabo præsenterede et administrationssystem, som tilsyneladende rummer alt det, klubben har behov for, samt yderligere kan tilpasses vore specifikke behov. Firmaet har hidtil lavet systemer for rideklubber, men vil gerne inden for cykelklub-verdenen og har tilbudt, at klubben slipper for opstartsbeløbet (ca. 15.000 kr.). Løbende omkostninger 7000-8000 pr år. Indeholder medlemsregistrering, tilmeldingsmoduler, betalingsmodul, regnsskabsmodul, mv. (se i øvrigt punkt 5. )
Ad 2. Intet at bemæke
Ad 3. Klubben har besluttet at indstille Magnus Kamelarczyk til Talentpuljen (SIS) og her ansøge om støtte til hans deltagelse i to kvalifikationsstævner i Schweiz og Frankrig mhp at kvalificere sig til deltagelse i ITU Cross Triatlon i Amsterdam (2020) og i Xterra VM på Hawai – der søges om kr. 16.612 fra støttepuljen. (Kewin og Morten udformer ansøgningen)
Ad 4. Stadig problemer omkring spec. refusion i ft Skovhuggeren – nødvendigt hurtigst muligt at finde et nyt system.
Ad 5. Pkt. til drøftelse
Trænerhonorering – oversigt over betalinger/honorarer sendt til Torben (kasserer), som ikke kan finde ud af det. Kewin, Morten og John overtager og finder ud af, hvad som resterer – Kewin indkalder til møde.
Organisationsmodel v/KIm – Modellen drøftes indgående og der er bred enighed om, at organisere bestyrelsesarbejdet efter denne model fremover. Finder ikke det er nødvendigt med en vedtægtsændring, da gældende vedtægter rummer mulighed for at organisere bestyrelsesarbejdet som i modellen. Der skal udarbejdes nøjere beskrivelser af de enkelte udvalg/teams områder. Løb & Events: Henrik Ture: Kim Holdtræning: Thue og John Spor, faciliteter, mv: Kewin “Stabsfunktioner” Økonomi, regnskab: Rico varetager det overordnede omkring øk., regnskab og budget Sekretær, Kommunikation: Ib i samarbejde med formanden, samt de enkelte team-bestyrer
Kim udarbejder arbejdsbeskrivelser for de enkelte teams, samt organiseringen af disse. Drøftes på et bestyrelsesmøde inden GF, hvor tankerne skal forelægges medlemmerne.
Generalforsamling afholdes den 1. april kl. 1830 (bestyrelsen mødes kl. 1800) Klubben byder på en sandwich, samt øl og vand – nødvendiggør tilmelding. Der indkaldes til GF senest 11. marts jvf vedtægterne ved mail til medlemmerne og via Fb Ib udarbejder indkaldelse/ invitation På valg er: Formanden – Morten modtager genvalg Henrik – modtager genvalg Suppleanterne Thue og John, som begge modtager genvalg.
Morten forhører, om Claus Eriksen vil varetage dirigentrollen?
Enighed i bestyrelsen vedrører indførelse af et det administrationssystem, der blev præsenteret af repr. fra Zakabo. Morten melder tilbage til firmaet, som har stillet i udsigt, at det vil kunne implementeres ganske hurtigt – indenfor 1 måned!
Ad 6. Intet at bemærke
Ad 7. Intet at bemærke
Ad 8. Næste møde 12. marts kl 1800
/Ib Hansen 5. februar 2020
