Dagsorden:
1. Godkendelse af referat fra sidste møde
2. Orientering fra formanden
3. Orientering fra kassereren
4. Punkter til drøftelse • Trænerhonorering/trænerkontrakter (vedhæftet bilag) • Honorering af bestyrelsesmedlemmer på samme måde som honorering af trænere, kasserer, tøjadministrator, etc (Henrik) • Opfølgningsmøde den 4. december med Anders DGI (vedhæftet bilag) • Økonomi/budget 2020 • Festudvalg/fest januar 2020 • Samarbejde med efterskolen
5. Nyt fra udvalgene
6. Eventuelt
7. Nyt møde
Tilstede: Rico, Kim, Kewin, Tue, John, Morten og Ib Afbud fra Henrik
Ad. 1. Godkendt
Ad 2. Intet at bemærke
Ad 3. Intet at bemærke
Ad 4.
1. Vedr. trænerhonorering – skal det bemærkes, at enkelte trænere ikke har fået udbetalt honorar for 2018! Kewin og Morten tager hånd om dette. Vedr. trænerhonorering for 2019 påtager John sig rollen som administrator fremover. Inge-Lise udfærdiger et udkast et trænerkontrakter. Kontrakter indgår for 1/2 år ad gangen. Der afholdes et overdragelsesmøde mellem Kewin, Morten og John mhp videregivelse af nødvendige informationer til den fremtidige administration. Kewin og Morten afslutter 2018 og 2019.
2. Henrik har rejst spørgsmålet omkring honorering af bestyrelsesmedlemmer mv. – dette drøftes. Enighed om, at bestyrelsesarbejde i Svendborg MTB Klub er frivilligt og ulønnet.
3. Opfølgning på mødet med Anders DGI den 4. december. Fokus på nødvendigheden af at arbejde med organiseringen af bestyrelsen fremover, idet opgavernes omfang og antal nødvendiggør en ændring i hidtige måde at organisere arbejdet på. Der tages udgangspunkt i Anders’ model: Bestyrelsen organiseres fremover således, at det enkelte bestyrelsesmedlem er ansvarlig for et område, men opbygger en gruppe af frivillige omkring sig til den praktiske varetagelse af området. ( Kim påtager sig opgaven med at udfærdige et organisationsdiagram/skitse til næste møde)
Bemærkninger: Forslaget nødvendig gør en vedtægtsændring pga af en udvidelse af antallet af bestyrelsesmedlemmer til 7.: Formand Økonomiansvarlig Facilitetsansvarlig – spor mv. Kommunikation – hjemmeside, Fb, mv Aktiviteter – deles på tre personer Løb, events træning ture Fast møderække 4-5 gange årligt i bestyrelsen – øvrige grupper ad hoc
4. Økonomi og budget Det udarbejdede budgetforslag drøftes – enighed om, at det ikke er helt dækkende, idet der mangler en del poster. Rico tager kontakt til Torben Greve vedr. opbygningen af budgettet/regnskabet fremover.
5. Nytårskur afholdes den 11. januar 2020 – der er udsendt invitation og oprettet begivenhed på FaceBook. Møde i festudvalget den 7. januar – tilmelding senest denne dato. Reminder udsendes efter jul. 6. Ikke længere relevant.
7. Klubben tegner medlemsskab af DAI (dansk Arbejder Idrært), hvorefter klubbens medlemmere deltager i DAI’s arrangementer gratis/nedsat pris. Klubben tilslutter sig DGI’s trailtræf arrangementer – “Vis mig din hjemmebane!”
8. Møde vedr. kommende Landsstævne afholdes den 21. januar kl 16. – Rico, John og Morten deltager.
9. Henvendelse fra firmaet Zakobo vedr. et administrationssystem udviklet til cykelklubber i samarbejde med DCU. Tilbyder at klubben bliver et pilotprojekt med diverse fordele. Firmaets repræsentant inviteres med til næste næste møde med en 1/2 times repræsentation.
Ad 5. Intet at bemærke
Ad 6. Intet at bemærke
Ad 7. Næste møde den 4. februar kl 18 med pizza! pkt. bl.a.: -Økonomi ved Rico -Præsentation fra Zakobo -Organisationsmodel ved Kim -Generalforsamling
Ref /Ib Hansen 27. december 2019
