Referat nr. 47 Bestyrelsesmøde den 15. januar 2019

Dagsorden:
1. Godkendelse af referat fra sidste best. møde
2. Orientering fra formanden
3. Orientering fra kassereren
4. Pkt til drøftelse:
– a. Datoer for videre arbejde med udvikling af strategier
– b. Endelige udgave af klubbens samarbejdsaftale med Svendborg kommune (bilagt)
– c. Forårets arrangementer – Harzen, Powercup, Bissen, mv
– d. BISSEN ’19 – update?
– e. Ny kasserer – Hvad gør vi?
– f. Kontingentopkrævning – udmelding til medlemmerne?
– g. Udløb af sponsorat med Sporten og CCJensen – ny aftale?
– h. Dato for generalforsamling
– i. Betalt træner/sommerhalvåret?
– j. Samarbejde med Jes Dabelsteen ift træneruddannelse (se bilag med økonomioversigt)
5. Nyt fra udvalgene
6. Eventuelt
7. Næste møde

Tilstede: Rico, Kewin, Henrik, Thue, Morten, John, Vibeke og Ib

Ad 1.: Referat godkendt
Ad 2.: orientering fra formanden
• Møde med repr. (Morten Eeg) fra Skovhuggeren. Tilsyneladende usikkerhed vedr. fremtidige
aftale og samarbejde. Muligt at gebyret for medlemmernes brug af Skovhuggeren sættes op.
Dog løber nuværende aftale resten af 2019. Samarbejdet med Skovhuggeren tages op på et kommende bestyrelsesmøde.
Kassereren fra Skovhuggeren udstyres med et link, således at han fremover selv kan tjekke
antallet af nye medlemmer månedligt.
• Efterskolen efterlyser en nøgle, samt at klubben ryder det lokale vi har i brug. Rico kontakter
efterskolen.
• John og Kewin deltager i en Radio Diablo udsendelse mandag den 21. januar. Emnet er
“Mandfolk på MTB”
Ad 3.: Orientering fra kassereren
• Regnskabet forelægges bestyrelsen – det ser rigtig godt ud; dog undrer man sig over et
underskud på kr. 5378 på tøjsalg. Morten vil tjekke lageret en ekstra gang.
• Budgettet 2019 drøftes generelt og specielt hvorvidt vi skal regne med overskud, eller satse på et
mindre underskud, da kassebeholdningen er temmelig høj (ca. 150.000 kr). Dette drøftesd og det
besluttes, at vi i 2019 vil bruge flere penge på tilskud til løb og ture.
• Vibeke har udfærdiget et “Årshjul” til den nye kasserer og gør opmærksom på, at der skal
anskaffes et nyt nøglekort.
• Bestyrelsen takker (foreløbig) Vibeke for sin indsats og forsøger at lokke hende til at fortsætte,
men desværre nej!
Ad 4.: Punkter til drøftelse
– a. Kewin kontakter repr. DGI vedr. muligheder for at afholde første møde som aftenmøde i arbejdet
med udvikling af strategier for klubbens fremtidige virke – og opretter en Doodle.
– b. samarbejdsaftalen med Svendborg kommune gennemgås og drøftes v/Kewin. Enkelte punkter
fremdrages;
Kommunen anerkender at også andre end klubbens medlemmer anvender sporene og
har bevilget kr. 15.000 årligt til vedligehold.
Kommunen er forsikringsansvarlig og der skal opsættes skilte med, at kørsel på sporene er
på eget ansvar.
Kommunen ønsker, at der ikke i 2019 ændres ved de nuværende spor.
Klubben vil forsøge, om det kunne realiseres, at man får lov til at køre med lys i
prøveperiode!
– c. Morten og Kewin har udarbejdet et årshjul for 1. halvår 2019 med datoer osv. – dette lægges ud
på klubbens hjemmeside og på Facebook.
– d. Bissen ’19 update – pt. 193 tilmeldte og med et maks. i år på 850. Der planlægges mindre, men
spændende ruteændringer. Udfordring i år er, at vi ikke kan råde over Rundbuehallen, da den er
optaget af et bryllup!!
Der indkaldes til 1. møde i styregrupperne i løbet af februar.
– e. Trods efterspørgsel på klubben Facebook side har ingen ønsket at påtage sig hvervet som
kasserer. Det drøftes at hyre en regnskabsfører, hvorefter en klubkasserer blot behøver være
underskriver af regnskabet. henrik afsøger mulige emner.
– f. Der skal udsendes en reminder vedr. kontingentindbetaling Rico udformer tekst og Ib udsender til
medlemmerne fra 2019.
– g. I forbindelse med at nuværende sponsorater fra SPORTEN og CCJensen udløber har Rico
kontaktet disse, men har ikke fået tilbagemelding endnu.
– h. Dato for Generalfosamlingen fastsættes til den 2. april kl 19 (bestyrelsen mødes kl. 18)
– i. Det vedtages at ville “ansætte” en betalt træner for sommerhalvåret (1 x ugentlig – 16 gange i alt
med 8 før og 8 efter sommerferien). Der sættes et opslag op på Facebook, hvor vi efterlyser 1-2
personer, som vil påtage sig opgaven med at være træner ved onsdagstræningen for voksne.
– j. Det besluttes at ville afprøve aftalen med Jes Dabelsten vedr. et trænerkursus for klubbens
ungdomstrænere og et træningstilbud til klubbens medlemmer generelt. Det drøftes hvem og
hvormange, der skal have tilbud om et trænerkursus:
14 trænere…………. …………….ca. 32.000
Tilskud fra kommunen…………ca. 12.000
ca. udgift for klubben…………….. 20.000
Derudover tilbydes kurser for medlemmerne til en pris (for klubben) på kr. 178/prs.
Her besluttes, at ville opkræve et mindre gebyr, som kunne dække evt. forplejning.
Ad 5.: Intet at bemærke
Ad 6.: Det drøftes bredt, om man eventuelt skulle udarbejde en “flyer” til hvervning af flere unge til klubben.
Ad 7.: Næste møde den 5. marts kl 19
her bl.a. drøftelse af dagsorden til GF – denne skal udsendes senest 12. marts.

Ref.
/Ib Hansen
18. januar 2019

0 replies

Skriv en kommentar

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *